如何更有效地开会

作为一个跨国企业,需要开很多的会进行跨团队,跨地域的协作,我们发现很多会议逐渐低效,流于形式。我们管理团队进行了一次头脑风暴并总结了一个开会指南。

让会议更高效的核心方法总结

  • 参会者:提前了解内容,准时出席, 不要看手机
  • 主持人:

    • ==提前和关键人物沟通达成基本共识==
    • 激发大家兴趣,从参会者角度思考 “和我有什么关系”
    • 重要的会议发会议总结,形成结论

会议主持人碰到问题该如何解决?

准备不足

  • 提前和关键人物沟通

    • 对于关键问题,提前和关键人物达成共识
  • 准备agenda

    • 不要准备多于3个topic: 质量比数量重要
  • 尽量提前3天左右发会议邀请,太早太晚都不好
  • 复杂的问题先和与会者打招呼再开会

开会没人发言

  • 注意问问题的方法

    • 让问题有具体的owner, 有多个owner 的时候容易没人发言
    • 再问具体一点
  • 点名直接问
  • 激发大家的兴趣

    • 理解What's in it for me (WIIFM) 原则: 和我有什么关系?
  • 不发言也是一种发言: 理解与会者背后的想法

不准时

  • Leader或主持会议的人做好榜样
  • 会前提示
  • 如果与会者互相不认识,提前和与会者介绍

没重点,没人拍板,没结论

  • 提前和关键人物确定时间
  • 重要的会一定要有会议总结!

    • 总结不出来? 会前明确开会的目的
  • 避免一个人开会: 只有一个人讲,没人关心内容
  • 每一个讨论限制讨论时间

    • 当大家太发散时,把大家拉回来

参会者没有积极性

  • 准备吃的

    • 营造放松气氛
    • 尤其适合brainstorming 这种不需要太严肃的会

作为参会人如何让自己显得很职业?

会前

  • accept或者decline会议
  • 提前了解和分析agenda
  • 对于可预见的语言困难(英语不好),提前准备开会内容
  • 准备有可能会被问到的问题

会中

  • 准时出席
  • 不要玩手机
  • 不应该单独做1 on 1 沟通

图片版

已有 2 条评论
  1. Tomy Tomy

    还是少开会最好

    1. 企业人一多,部门一多就身不由己了。

添加新评论