如何更有效地开会

作为一个跨国企业，需要开很多的会进行跨团队，跨地域的协作，我们发现很多会议逐渐低效，流于形式。我们管理团队进行了一次头脑风暴并总结了一个开会指南。

让会议更高效的核心方法总结

• 参会者：提前了解内容，准时出席, 不要看手机

• 主持人：

  • ==提前和关键人物沟通达成基本共识==
  • 激发大家兴趣，从参会者角度思考 “和我有什么关系”
  • 重要的会议发会议总结，形成结论

会议主持人碰到问题该如何解决？

准备不足

• 提前和关键人物沟通

  • 对于关键问题，提前和关键人物达成共识

• 准备agenda

  • 不要准备多于3个topic： 质量比数量重要
• 尽量提前3天左右发会议邀请，太早太晚都不好

• 复杂的问题先和与会者打招呼再开会

  开会没人发言

• 注意问问题的方法

  • 让问题有具体的owner， 有多个owner 的时候容易没人发言
  • 再问具体一点
• 点名直接问

• 激发大家的兴趣

  • 理解What's in it for me (WIIFM) 原则： 和我有什么关系？
• 不发言也是一种发言： 理解与会者背后的想法

不准时

• Leader或主持会议的人做好榜样
• 会前提示

• 如果与会者互相不认识，提前和与会者介绍

  没重点，没人拍板，没结论

• 提前和关键人物确定时间

• 重要的会一定要有会议总结！

  • 总结不出来？ 会前明确开会的目的
• 避免一个人开会： 只有一个人讲，没人关心内容

• 每一个讨论限制讨论时间

  • 当大家太发散时，把大家拉回来

参会者没有积极性

• 准备吃的

  • 营造放松气氛
  • 尤其适合brainstorming 这种不需要太严肃的会

作为参会人如何让自己显得很职业？

会前

• accept或者decline会议
• 提前了解和分析agenda
• 对于可预见的语言困难（英语不好），提前准备开会内容

• 准备有可能会被问到的问题

  会中

• 准时出席
• 不要玩手机
• 不应该单独做1 on 1 沟通

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